kCRM: Software zur Kirchenverwaltung,
für Pfarreien, Kirchenstiftungen und kirchliche Organisationen
Digitalisieren Sie Ihre Prozesse in allen Bereichen der kirchlichen Einrichtungen, damit Sie mehr Zeit haben für die Menschen. Das webbasierte kCRM, entwickelt unter der Federführung der Diözesen Eichstätt und Rottenburg-Stuttgart, lässt sich einfach anpassen oder erweitern.
Key-Benefits der kCRM Software
Kontakt: support@kcrm.info
Effizienz
Mehr Effizienz in der
Verwaltung
Struktur
Struktur in der Organisation
von Aktivitäten & Projekten
Unterstützung
Unterstützung des kirchlichen
Seelsorge-Auftrags
Geschwindigkeit
Schnelle Reaktionen auf
Veränderungen in der Kirche
Modernes Arbeiten in der Seelsorge, Caritas, Diakonie und kirchlichen Verwaltung
Wofür steht kCRM?
CRM steht für Customer Relationship Management. Eine CRM-Software ist das unterstützende System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, dass jegliche Beziehungen zu Kunden, aber auch zu Partnern, Lieferanten oder Mitarbeitern umfasst.
Das vorangestellte „k“ weist darauf hin, dass es ein speziell für kirchliche Bedürfnisse entwickeltes CRM-System ist.
Mandantenfähig und KDG-konform.
Kirchenverwaltungen, Pfarreien, Kirchenstiftungen und kirchliche Organisationen profitieren von einer Software mit:
Transparenz für alle Mitarbeitenden durch ein zentrales Datensystem
Mit kCRM verwalten Sie alle Daten in einem System. Eine Rechtematrix und die durchdachte Benutzerverwaltung regeln den gesicherten Zugang zu Daten und Funktionen.
Änderungen erfolgen zentral im kCRM, so dass alle Nutzenden und angeschlossenen Systeme jederzeit mit einheitlichen aktuellen Informationen arbeiten. Eine manuelle Weitergabe von Änderungen ist somit überflüssig.
Optimale Unterstützung für komplexe Organisationsstrukturen (Schematismus)
Allein die katholische Kirche umfasst 7 Kirchenprovinzen, 27 Bistümer und knapp 10.000 Pfarreien. Hinzu kommen Stiftungen, Orden, Verbände wie die Caritas und diverse Gremien. Insgesamt sichern etwa 100.000 haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter die Seelsorge der katholischen Kirche.
Da Würdenträger und Mitarbeitende oftmals mehr als nur eine Funktion bekleiden und in diversen Ausschüssen und Räten Verantwortung übernehmen, muss für Mitarbeitende der Kirche zu jeder Position die aktuelle und vergangene Inhaberschaft nachvollziehbar sein. Das ist eine große Verwaltungsaufgabe. Die evangelische Kirche steht vor den gleichen Herausforderungen.
Mit kCRM behalten Sie den Überblick über alle Einrichtungen, Personen und deren Funktionen. Ein umfassendes Berichtswesen erstellt Ihnen Mitgliederverzeichnisse und Teilnahmelisten bis hin zum Schematismus, sowohl zur digitalen Nutzung als auch für Ausdruck oder Versand.
Modernen Arbeitsweisen in einer modernen Kirche
Die gesamte Korrespondenz-, Informations- und Vorgangsverwaltung stehen Ihnen im kCRM zur Verfügung. Funktionen wie Wiedervorlage, E-Mail-Versand, Serienbriefe, Ticket-Erstellung oder Terminplanung über den Kalender erleichtern und beschleunigen die täglichen Arbeiten.
Einer einzigartigen E-Mail-Integration
E-Mails versenden Sie direkt aus dem kCRM. Ebenso einfach dokumentieren Sie E-Mails direkt im CRM-System per Klick. Optional sehen Sie bereits in Ihrer Outlook-Mailbox Informationen zum Absender aus dem kCRM.
Wer steht hinter kCRM?
15 Bistümer und Caritasverbände in Deutschland und Österreich haben sich für die Entwicklung einer Software zur Kirchenverwaltung, für Pfarreien, Kirchenstiftungen und kirchliche Organisationen mit dem Namen kCRM zusammengeschlossen. Sie arbeiten mit dem kCRM-System und treiben das Projekt auch in der Weiterentwicklung für neue Anforderungen voran:
- „Adressen“ war das erste, mit der Plattform kCRM entwickelte Modul.
- Im Frühjahr 2022 wurde das Event-Tool für das Veranstaltungsmanagement lanciert.
- Ein Entwicklungsteam der Diözese Rottenburg-Stuttgart setzt in dem Projekt „Standardisierte Programmplattform“ mehrere kCRM-Projekte um.
- Mit kCRM Weltkirche wird für 7 Diözesen eine Verwaltungssoftware zur Verwaltung der internationalen Projekte geschaffen, welche die weltkirchlichen Bereiche der Diözese aus Deutschland heraus betreut (wie z. B. den Brunnenbau oder die Einrichtung von Schulen).
- Eine Projektgruppe aus 11 Diözesen hat beschlossen, auf der modernen Basis von kCRM eine Software für das kirchliche Meldewesen mit über 20 Millionen Stammdaten neu zu entwickeln.
Schaffen Sie eine moderne Kirche mit der flexiblen Software zur Kirchenverwaltung, für Pfarreien, Kirchenstiftungen und kirchliche Organisationen.
kCRM-Funktionen für die digitale Kirche
kCRM bietet Ihnen die Funktionen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen. Sie können das System über Ihren Web-Browser – ohne lokale Software-Installation – nutzen. Ganz gleich für welche Kirche Sie arbeiten oder ob Sie es als haupt- oder ehrenamtlicher Mitarbeiter tun: Sie erledigen Routine-Aufgaben auf Knopfdruck und gewinnen so Zeit, die Ihnen dann für wichtigere Aufgaben und für Ihre Mitmenschen zur Verfügung steht.
Alle Adressen, Personen und deren Merkmale in einem System
- Alle Einrichtungen (Pfarreien, Dekanate, Bistümer etc.), Stiftungen, Kloster und Orden (wie Jesuiten, Franziskaner etc.), Verbände (wie Caritas), zentrale und dezentrale Verwaltungsstellen der katholischen Kirche können in einem kCRM abgebildet werden.
- Alle aktuellen haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter mit Zuständigkeiten, Stellen, Ämtern und Gremien-Mitgliedschaften ebenfalls
- Weitere Unternehmen und Behörden inklusive Personen lassen sich komfortabel anlegen
- Die Schnelleingabe, PLZ-Suche und Dublettenprüfung unterstützt Sie bei der korrekten Neuanlage von Einrichtungen, Unternehmen und deren Kontakte.
- Zusätzlich steht eine Import-Funktion zur Massen-Neuanlage zur Verfügung.
- Alle Standorte zu Einrichtungen werden in Google Maps zur Unterstützung Ihrer Routenplanung angezeigt.
Schnelles Finden von Daten und Dokumenten
- Anhand Ihrer Rolle innerhalb der Kirche erhalten Sie Zugriff auf die Daten und Funktionen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.
- Die moderne Schnellsuche führt Sie zum gesuchten Datensatz und garantiert auch neuen Mitarbeitenden, sich schnell zurechtfinden.
- Die Auflistung „Zuletzt verwendet“ ermöglicht Ihnen den schnellen, erneuten Dokumentenaufruf.
- Die zusätzliche Brotkrumen-Navigation erleichtert die Orientierung und zeigt Ihnen auf, zu welchem übergeordneten Dokument der geöffnete Datensatz abgelegt ist.
- Im geöffneten Dokument finden Sie alle wichtigen Zusammenhänge (bei Personen z. B. Funktionen, Korrespondenz und abgelegte Dokumente) und über die dazugehörigen Verknüpfungen gelangen Sie zu weiterführenden Informationen.
- Ihre eigenen Ordner im kCRM nutzen Sie als Datenablage auf Zeit, um dort Favoriten zu sammeln und schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente oder Listen zu erhalten.
- Mit dem Gruppenkalender haben Sie auch die Termine Ihrer Kollegen im Überblick. Sie können planen und informieren ohne nachzutelefonieren.
- Umfassende Ansichten und freies Erstellen eigener Ansichten helfen dabei, Ihre Arbeit zu strukturieren und im Blick zu behalten.
- Nach Einrichtungs- oder Kontaktende werden Datensätze auf inaktiv gesetzt. Sie behalten den Überblick, da nur aktuelle Daten für Sie sichtbar sind.
Umfassendes Berichtswesen
- Über diverse Kriterien erzeugen Sie Auswertungen, Listen und Berichte, z. B. von der Mitgliederliste über die Liste aller Einrichtungen bis hin zum Schematismus (hierarchische Struktur zu allen Einrichtungen in Deutschland und Österreich)
- Als berechtigter Nutzer stehen Ihnen Funktionen zur Ausgabe der Listen und Berichte als PDF, zum Druck oder Versand zur Verfügung. Diese Listen oder Ansichten sind die Grundlage für Ihre Planung der Seelsorge.
Organisationswesen: Wer macht was in unserer Kirche?
- Alle Zuständigkeiten und Inhaberschaften von Stellen, Ämtern und Gremien-Mitgliedschaften der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter lassen sich einfach aufzeigen und ausgeben.
- Dabei unterstützt die komfortable Suche Sie unter anderem beim Finden von Personen anhand von deren Tätigkeiten. Mit kCRM erstellen Sie automatisiert Ihren spezifischen Schematismus
- Die historischen und aktuellen sowie bereits bekannte, auf die Zukunft bezogene Informationen sind hinterlegt.Alle Seelsorge-Strukturen stehen als Listen bereit: Vom Bistum über Regionen, Dekanate, Pastoralverbände, Pfarreien, Filialen und Zugehörigkeiten
- Die Änderung von Stellen und Ämtern erfolgt unter Wahrung der Stellen- und Amtshistorie der Person. Die Neuerungen werden automatische in bestehende Listen übernommen.
Moderne, KDG-konforme Kommunikation
- Ein eindeutiger Kommunikationsstatus wie z. B. das Werbeverbot, verhindern die unerwünschte Kontaktaufnahme zur betreffenden Person.
- Wählen Sie die Telefonnummer direkt aus dem kCRM (CTI) und dokumentieren Sie Ihr Gespräch in der sich automatisch öffnenden Telefonnotiz.
- Senden Sie E-Mails direkt aus dem kCRM heraus. Diese sind sofort zum Ansprechpartner und ggf. der Funktion dokumentiert.
- Briefe erstellen Sie mit dem integrierten Dokumenten-Editor, der Word-Dateien erzeugt und verarbeiten kann.
- Für Ihre Korrespondenz stehen Vorlagen zu Briefen, E-Mails oder Fax per Faxgateway bereit.
- Die Anrede- und Adressübernahme erfolgt automatisch ohne Zwischenablage.
- Versandmerkmale (Verteiler) unterstützen Sie bei den Serienmailings. Fehlerhafte Dokumente werden automatisch in Ihrem Ordner für Nachbereitung abgelegt. Von hier aus können Sie die verbesserten Briefe, E-Mails und Faxe erneut abschicken.
- Wahlweise können Sie Mailings und Newsletter auch über das angebundene Tool CleverReach versenden.
Transparente Vorgangsverwaltung
- Versenden Sie E-Mails direkt aus dem kCRM inklusive sofortiger Dokumentation der E-Mail zu Ansprechpartner und Funktion.
- Erstellen Sie Ihre Korrespondenz mit dem Word-kompatiblen Dokumenten-Editor für Briefe und Etiketten. Merkmale wie primäre Anschrift sichern die korrekte Adressierung.
- kCRM verfügt über Vorlagen zu Brief, E-Mail, Fax über Faxgateway, die Sie jederzeit ergänzen können.
- Auch Kalkulationen mit dem Excel-kompatiblen Editor inklusive Vorlagen stehen Ihnen zur Verfügung.
- Weitere Vorgänge wie Besuchsberichte, Tickets und erfolgte Ausbildungen legen Sie direkt zum Ansprechpartner an.
- Optional kCRM im Outlook: Bereits mit dem Empfang der E-Mail in Ihrem Postfach zeigt Ihnen die Funktion Business Mail alle Informationen aus dem kCRM zum Absender an. Ein erneuter Klick und die E-Mail ist im kCRM dokumentiert.
Verbesserte Teamarbeit
- Schicken Sie ein Informieren an interne Mitarbeitende inklusive Verlinkung auf den Datensatz.
- Legen Sie sich oder mitarbeitenden Personen Informationen auf Wiedervorlage, um keine Termine zu verpassen.
- Workflows sichern reibungslose Arbeitsabläufe zum Beispiel bei Freigabe-Prozessen.
Datensicherheit, Mandantenfähigkeit und KDG-konformes Arbeiten
- Die integrierte Rechtematrix inklusive der personalisierten Anmeldung sorgt dafür, dass nur Berechtigte auf Daten im kCRM zugreifen (Zugangskontrolle).
- Die Benutzungs- und Rollenverwaltung steuern zudem die Navigation und den Funktionsumfang (Datentrennung und Zugriffskontrolle).
- Datensätze lassen sich unter bestimmten Bedingungen wie Einrichtungs- oder Kontaktende automatisch auf inaktiv setzen und sind für den Normalnutzer nicht mehr sichtbar und somit in der Bearbeitung eingeschränkt. Trotzdem stehen die historischen Daten zum Beispiel für Berichte noch zur Verfügung.
- Änderungen werden mitprotokolliert. Diese Protokolle sind nur mit bestimmten Rechten einsehbar (Eingabekontrolle).
- Zur Wahrung von Vertraulichkeit können Sie einzelne Datenbereiche wie Anschriften, Vorgänge oder ähnliches als vertraulich markieren. Sie sind dann nur für Sie sichtbar.
- Eindeutige Merkmale unterstützen das KDG-konforme Arbeiten und unterbinden bspw. den Newsletter-Versand an die entsprechende Person.
- Der Administrator steuert die sichere Datenweitergabe und den komfortablen Datenaustausch über eine Schnittstelle zu anderen Systemen unter Berücksichtigung der Benutzerrechte.
- Sichere Schnittstellen zu Verzeichnisdiensten erleichtern die Anlage und Pflege von Benutzerzugängen.
- Auch die Import- und Exportfunktionen sind über Rollen und Rechte gesichert.
kCRM ist eine flexible Anwendung für unterschiedliche Anforderungen
und gleichzeitig ein IT Baukasten (Framework)
Anhand Ihrer Anforderungen lässt sich kCRM schnell für die jeweilige Nutzung anpassen. Viele Elemente lassen sich ohne Programmieraufwand gestalten, d.h. Ihre IT-Abteilung oder Sie selbst können Änderungen konfigurieren ohne Herstelleraufwand – von den Inhalten der Auswahllisten über unterschiedliche Vorlagen bis zur Änderung von Masken oder dem Hinzufügen von Datenfeldern.
Sie erstellen mit kCRM beliebige Anwendungen zur Verwaltung strukturierter Daten, die Sie mit spezifischen Rechten anhand von Benutzerrollen versehen. Mit dem Applikations-Designer und den bestehenden, getesteten Funktionsbausteinen sparen Sie Programmierzeit.
Per Drag & Drop generieren Sie, beispielsweise für eine Spendenverwaltung, die neu benötigte Tabelle, Maske und Ansicht im kCRM.
Alle auf kCRM-Basis erstellte Anwendungen sind in der Benutzeradministration und der Rechteverwaltung gleich zu betreuen. Das minimiert Ihren Aufwand als Administrator.
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Projekte. Den Rahmenvertrag zur kCRM-Plattform hält das katholische Rechenzentrum in Eichstätt.
Mittlerweile sind diverse Module in der Entstehung bzw. stehen bereits zur Verfügung.
Basis Modul Adressen
Ehrenamtsverwaltung
Schulverwaltung
Klientenverwaltung
Mitgliederverwaltung
Meldewesen i. U.
Adressen mit Schematismus
Kirchenmusikverwaltung
(inkl. Glocken und Orgelverwaltung)
Entwicklungen mit Framework
Event
Weltkirche
Ticket-System
Arbeitssicherheit
Wichtige Add-ons
SAP-Schnittstelle
Buchhaltungsschnittstelle
Projektanträge
Informationen zu kCRM als Download
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Kontaktformular
Kontakt:
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